10 เอกสารทางธุรกิจ การค้า มีอะไรบ้าง ?

เอกสารทางธุรกิจ การค้า มีอะไรบ้าง บทความนี้จะพาทุกท่านมาทำความรู้จักกับเอกสารเหล่านี้กัน หากพูดถึงเอกสารทางธุรกิจ การค้า ถือว่าเป็นเอกสารที่จำเป็นและสำคัญสำหรับธุรกิจเลยก็ว่าได้ เพราะการทำธุรกิจ การค้าขาย ต้องมีการเก็บข้อมูลที่สำคัญ เอกสารทางธุรกิจเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปอย่างมีระเบียบและถูกต้องตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถติดต่อสื่อสารกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

เอกสารทางธุรกิจ คืออะไร

เอกสารทางธุรกิจ คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร โดยส่วนใหญ่แล้วจะทำเป็นรูปแบบฟอร์มด้วยการพิมพ์ขึ้นมา หรือเขียนขึ้นมา ตามแบบแผนที่ทางกฎหมายกำหนดไว้ ในส่วนของเอกสารทางธุรกิจจะใช้เพื่อเป็นหลักฐานทางด้านกฎหมาย ใช้เพื่อติดต่อธุรกิจให้เกิดความรวดเร็ว ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ ใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบของกรมสรรพากรหรือหน่วยงานทางราชการ และใช้บันทึกข้อมูลด้านบัญชีการเงิน

เอกสารทางธุรกิจ มีกี่ประเภท

สำหรับเอกสารทางด้านธุรกิจนั้น สามารถแบ่งเอกสารทางธุรกิจออกได้เป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่

1. เอกสารขาเข้า หรือหนังสือเข้า

เอกสารขาเข้า หรือหนังสือเข้า คือเอกสารที่ได้รับจากหน่วนงานราชการหรือองค์กรต่าง ๆ จากภายนอกทุกรูปแบบ ตัวอย่างเช่น จดหมายเชิญ จดหมายแจ้งข่าวสาร หรือเอกสารจดหมายคำร้อง

2. เอกสารขาออก หรือหนังสือออก

เอกสารขาออก หรือหนังสือออก คือเอกสารที่ทางบริษัทหรือองค์กรเป็นผู้ออกให้กับบุคคลภายนอก ไม่ว่าจะเป็นการออกให้บริษัท หน่วยงานราชการ หรือบุคคลทั่วไป ตัวอย่างเช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบส่งของ หรือประกาศต่าง ๆ เป็นต้น

3. เอกสารภายในองค์กร

เอกสารภายในองค์กร คือ เป็นเอกสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารภายในองค์กรหรือภายในบริษัทเท่านั้น เช่น เอกสารการจัดตั้งบริษัทหรือองค์กร เอกสารขออนุญาต เอกสารการประชุม เอกสารข้อมูลสินค้า และรวมถึงเอกสารอื่น ๆ

ประโยชน์ เอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในการรับรองและบันทึกข้อมูลสำคัญขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางบัญชี การเงิน การขนส่ง การจัดซื้อ หรือการให้สินเชื่อและเครดิต ดังนั้นเอกสารเหล่านี้ช่วยให้ปฏิบัติงานร่วมกันได้สะดวก มีประสิทธิภาพ และเป็นหลักฐานในการตรวจสอบ อ้างอิงอีกด้วย สำหรับประโยชน์หลักของเอกสารทางธุรกิจ คือ

1. เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน

เอกสารทางธุรกิจไม่เพียงแต่ช่วยในเรื่องการบันทึกการทำงานและการตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายเท่านั้น แต่ยังเป็นสื่อกลางในการปฏิบัติงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและมีระเบียบวินัยมากขึ้น

2. เพื่อใช้ในการอ้างอิงและเชื่อมโยงเอกสาร

โดยสามารถนำมาใช้ในการอ้างอิงและเชื่อมโยงกันระหว่างเอกสารต่าง ๆ การเชื่อมโยงเอกสารเหล่านี้อย่างต่อเนื่องช่วยให้กระบวนการภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีระเบียบ พร้อมสามารถตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้

3. เพื่อใช้ในการติดต่อประสานงาน

โดยเอกสารทางธุรกิจสามารถใช้ในการติดต่อได้ทั้งภายในและภายนอกให้ได้รับความชัดเจน เช่น การส่งมอบสินค้าและการตรวจรับสินค้า จะทำใบรับพัสดึขึ้นมาอย่างน้อย 5 ฉบับเป็นต้น

10 เอกสารทางธุรกิจ ที่นิยมใช้บริการงานแปลกับเรา มีอะไรบ้าง

การแปลเอกสารทางธุรกิจไม่เพียงแต่ช่วยให้บริษัทหรือองค์กรสามารถสื่อสารและทำการค้ากับต่างประเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังเพิ่มโอกาสในการขยายธุรกิจและสร้างความน่าเชื่อถือกับพันธมิตรและลูกค้าในต่างประเทศอีกด้วย สำหรับเอกสารทางธุรกิจที่นิยมแปลหรือจำเป็นต้องแปลมี ดังนี้

1. หนังสือรับรองบริคณห์สนธิ

หนังสือรับรองบริคณห์สนธิ เป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญซึ่งเป็นเอกสารที่ระบุถึงการจดทะเบียนและสถานะทางกฎหมายของบริษัทหรือนิติบุคคล ดังนั้นหากมีการติดต่อกับต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการทำธุรกิจกับชาวต่างชาติ จำเป็นต้องมีการแปลหนังสือรับรองบริคณห์สนธิเป็นภาษาอังกฤษเพื่อให้คู่ค้าได้อ่านข้อมูลบริษัท นอกจากนี้ยังช่วยให้บริษัทสามารถขยายโอกาสทางธุรกิจไปยังตลาดต่างประเทศได้ง่ายขึ้น (อ่านเพิ่มเติม)

2. หนังสือรับรองบริษัท

นอกจากหนังสือรับรองบริคณห์สนธิแล้ว เอกสารบริษัทที่สำคัญอีกฉบับคือ หนังสือรับรองบริษัท เอกสารจดทะเบียนบริษัท ที่จำเป็นต้องแปล เพราะเป็นเอกสารที่แสดงการมีอยู่ของบริษัท ซึ่งออกโดย กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ดังนั้นการแปลหนังสือรับรองบริษัทเป็นภาษาอังกฤษจึงเป็นเอกสารที่นิยมแปลมากที่สุด เพื่อใช้ประกอบการติดต่อกับหน่วยงานราชการต่างชาติ นอกจากนี้ยัง รับแปล dbd อีกด้วย(อ่านเพิ่มเติม)

3. ระเบียบข้อบังคับ

ระเบียบข้อบังคับบริษัท หรือโรงงาน สำหรับเอกสารนี้เป็นเอกสารที่ต้องมีอย่างน้อย 2 ภาษาคือภาษาไทยและอังกฤษ เพื่อให้พนักงานต่างชาติได้ทำการอ่านระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ของบริษัทก่อนทำสัญญาว่าจ้างงาน และหากบริษัทรับพนักงานต่างชาติอื่น ๆ เช่น พม่า กัมพูชา หรือลาว ก็จำเป็นต้องแปลเป็นภาษานั้น ๆ เพื่อให้พนักงานได้เข้าใจระเบียบข้อบังคับนั่นเอง (อ่านเพิ่มเติม)

4. สัญญา

เอกสารสัญญาเป็นเอกสารสำคัญ หากต้องทำสัญญาต่าง ๆ กับชาวต่างชาติแล้ว จำเป็นต้องมีการแปลสัญญาภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ หรือต้องแปลสัญญาจากอังกฤษเป็นไทย เพื่อให้เข้าใจเนื้อหาในสัญญาทั้ง 2 ฝ่าย โดยสัญญาในที่นี้ไม่ว่าจะเป็นสัญญาซื้อขาย สัญญาเช่า สัญญาจ้าง สัญญาร่วมลงทุน หรือสัญญาอื่น ๆ ถือเป็นเอกสารที่ต้องอ่านและทำความเข้าใจก่อนลงมือเซ็นสัญญา(อ่านเพิ่มเติม)

5. คู่มือเครื่องจักร

เอกสารสำคัญอีกอย่างของบริษัทคือ เอกสารคู่มือเครื่องจักร คู่มือเครื่องจักรอุตสาหกรรม เอกสารวิชาการ ที่เกี่ยวกับเครื่องจักร ซึ่งเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องมีการแปล เพราะเอกสารคู่มือเครื่องจักรถือเป็นเอกสารที่พนักงานทุกคนต้องทำการอ่านก่อนลงมือทำงาน หากใช้เครื่องจักรแบบผิด ๆ อาจส่งผลให้เกิดอัตรายกับตัวผู้ใช้งานหรือกับบริษัท/โรงงานได้ เพราะฉะนั้นการแปลคู่มือเครื่องจักรเพื่อให้พนักงานทุกคนได้ใช้เครื่องจักรนั้นย่างถูกต้อง และเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด (อ่านเพิ่มเติม)

6. ใบเสนอราคา

เอกสารใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ต้องนำเสนอกับผู้ที่สนใจสินค้า บริการ หรือผลิตภัณฑ์ หากต้องการเพิ่มยอดขายหรือเพิ่มฐานลูกค้าชาวต่างชาติ ควรทำการแปลใบเสนอราคาเป็นภาษาอังกฤษเพื่อให้ลูกค้าชาวต่างชาติได้เข้าใจสินค้า บริการที่เราได้นำเสนอไป และจะช่วยสร้างความประทับใจให้กับชาวต่างชาติ (อ่านเพิ่มเติม)

7. ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหลังจากที่สินค้าหรือบริการได้ถูกจัดส่งหรือให้บริการแล้ว การแปลใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้เป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาอื่นที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกิจข้ามพรมแดนจึงมีความสำคัญมาก ไม่เพียงแต่เพื่อความชัดเจนและการตรวจสอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสร้างความเชื่อมั่นและความน่าเชื่อถืออีกด้วย (อ่านเพิ่มเติม)

8. ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการแสดงรายละเอียดการทำธุรกรรมและการชำระภาษีหรือการชำระเงินของรายการสินค้าหรือบริการ โดยข้อมูลในใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินจะมีข้อมูลดังนี้ รายการที่ชำระ จำนวนเงิน ภาษีที่ถูกเรียกเก็บ และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นการแปลใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการชำระเงินและการทำรายการให้ตรงตามกฎหมายและข้อกำหนดด้านภาษี (อ่านเพิ่มเติม)

9. ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ผู้ซื้อส่งไปยังผู้ขายเพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น ประเภทและจำนวนสินค้าที่สั่ง ราคา รวมถึงเงื่อนไขการจัดส่งและการชำระเงิน เป็นต้น ใบสั่งซื้อเป็นหนึ่งในเอกสารที่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันข้อตกลงระหว่างธุรกิจ(อ่านเพิ่มเติม)

10. งบการเงิน

การแปลงบการเงินเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาต่างประเทศ มีบทบาทสำคัญที่ไม่สามารถมองข้ามได้ ไม่เพียงแค่ใช้ในการติดต่อสื่อสารเท่านั้น แต่เป็นการเสริมสร้างความน่าเชื่อถือและความโปร่งใสของบริษัท พร้อมยังช่วยให้บริษัทสามารถขยายโอกาสทางธุรกิจไปยังตลาดโลกได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้บริการ รับแปลงบการเงิน ช่วยให้บริษัทสามารถนำเสนอข้อมูลด้านการเงินของตนไปยังตลาดต่างประเทศและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระหว่างประเทศได้อย่างชัดเจนนั้นเอง (อ่านเพิ่มเติม)