เอกสารราชการ คืออะไร มีกี่ประเภท

เอกสารราชการ คืออะไร? ทำไมต้องแปล? "เอกสารราชการ" เคยได้ยินมาตลอด และทุกคนต่างก็คุ้นเคยกันว่าเป็นอย่างไร แต่ก็ยังไม่รู้ว่าแท้จริงแล้ว เอกสารราชการ คืออะไรกันแน่ และมีความสำคัญอย่างไร ในบทความนี้ ขอกล่าวถึงเอกสารราชการ ว่าเป็นเอกสารแบบไหน มีกี่ประเภท และมีข้อควรรู้เกี่ยวกับเอกสารราชการที่จำเป็นต้องรู้มากฝากกัน เพื่อให้สามารถนำเอกสารไปใช้ได้อย่างถูกต้อง

เอกสารราชการ คืออะไร

เอกสารราชการ หรือ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในราชการ หรือเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการ โดยเอกสารราชการเป็นหนังสือที่ส่งไป - มา ในส่วนของหน่วยงานราชการ หรือเป็นหนังสือที่ทางหน่วยงานราชการส่งไปถึงหน่วยงานอื่น ๆ ที่ไม่ใช่หน่วยงานราชการ รวมไปถึงเอกสารที่บุคคลภายนอกส่งมาถึงหน่วนงานราชการก็ได้เช่นกัน

นอกจากนี้ยังหมายถึงเอกสารที่ทางหน่วยงานราชการจัดทำขึ้นมาเพื่อใช้เป็นหลักฐานทางราชการ หรือเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามระเบียนข้อบังคับที่ได้รับ และรวมไปถึงข่าวสารต่าง ๆ ที่ทางราชการแจ้งเข้าไปที่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารราชการ มีกี่ประเภท อะไรบ้าง

สำหรับเอกสารราชการสามารถแบ่งออกเป็น 6 ประเภทดังนี้

1. หนังสือภายนอก

เอกสารราชการภายนอก หรือ หนังสือภายนอก หมายถึง เอกสารที่มีตราครุฑ (ใช้กระดาษตราครุฑ) ที่ใช้ในการติดต่อระหว่างราชการ หรือที่ส่วนราชการใช้ติดต่อกับหน่วยงานอื่น ๆ หรือบุคคลภายนอก

2. หนังสือภายใน

เอกสารราชการภายใน หรือ หนังสือภายใน หมายถึง เอกสารที่ใช้ในการติดต่อในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด โดยจะใช้เป็นกระดาษบันถึงข้อความ และเป็นเอกสารแบบพิธีน้อนกว่าหนังสือภายนอก

3. หนังสือประทับตรา

เอกสารประทับตรา หรือ หนังสือประทับตรา หมายถึง เอกสารที่ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยผู้ที่ได้รับมอบหมายจะเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราแทนในกระดาษตราครุฑ และใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับราชการ หรือระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก

4. หนังสือสั่งการ

เอกสารสั่งการ หรือ หนังสือสั่งการ หมายถึง เอกสารที่เป็นคำสั่ง ระเบียน และข้อบังคับ ที่ผู้บังคับบัญชา หรือผู้มีอำนาจ ในการสั่งการภายใต้กฎหมายให้กระทำ โดยเอกสารสั่งการต้องใช้กระดาษตราครุฑ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์

เอกสารประชาสัมพันธ์ หรือ หนังสือประชาสัมพันธ์ หมายถึง เอกสารประกาศ เอกสารแถลงการณ์ และข่าว ที่ทางหน่วยงานราชการได้ทำการประกาศ ชี้แจง ถึงเหตุการต่าง ๆ โดยเอกสารเหล่านี้จะใช้กระดาษตราครุฑ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น

เอกสารหรือหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ หมายถึง เอกสารที่ทางราชการทำขึ้นนอกเหนือจากเอกเอกสารที่กล่าวมา หรือเอกสารที่หน่วนงานอื่น/บุคคลอื่น ส่งมายังหน่วยงานราชการเพื่อใช้เป็นหลักฐาน ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ๆ

3 ข้อควรรู้ เกี่ยวกับเอกสารราชการ

สำหรับข้อควรรู้เกี่ยวกับเอกสารราชการที่เราควรรู้จะ แอดมินจะมาแบ่งปันอยู่ 3 ข้อ คือ

1. เอกสารราชการ เก็บได้กี่ปี

โดยปกติแล้ว เอกสารราชการควรเก็บไว้ที่ 10 ปี หรือ 5 ปี แต่จะมีเอกสารบ้างอย่างที่หน่วยงานราชการจะเป็นผู้กำหนดว่าต้องเก็บไว้กี่ปี สำหรับเอกสารแปลที่ต้องใช้ยื่นกับหน่วยงานราชการ ควรเป็นเอกสารที่นับตั้งแต่วันที่รับรองไม่เกิน 3 เดือน หรือตามที่หน่วยงานราชการกำหนด

2. เอกสารราชการ เคลือบได้ไหม

สำหรับเอกสารราชการถือว่าเป็นเอกสารที่สำคัญ ดังนั้นไม่ควรเคลือบเอกสารราชการทุกประเภท เพราะอาจจะทำให้ชำรุดเสียหายได้ และเจ้าหน้าที่จะไม่สามารถตรวจการปลอมแปลงของเอกสารได้ เช่น การตรวจเช็ครอยนูนของตราประทับ เนื้อของกระดาษ หมึกที่ใช้ เป็นต้น นอกจากนี้เอกสารราชการบางอย่างที่ต้องมีการแก้ไข ก็จะไม่สามารถทำการแก้ไขได้ และจะถือว่าเอกสารนั้นชำรุด เช่น โฉนดที่ดิน เมื่อมีการซื้อขายกันเกิดขึ้น เจ้าหน้าที่จะทำการสลักหลังในเอกสารโฉนดที่ดินเป็นชื่อของผู้ซื่อล่าสุด

3. เอกสารราชการ ขนาดตัวอักษร

การเขียนเอกสารรชการ ควรใช้ขนาดตัวอักษร 16 พอยท์ ฟอนต์ไทยสารบรรณ (TH Sarabun) ในส่วนของเอกสารภาษาอังกฤษขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้นจะกำหนดขนาดของตัวอักษร

เอกสารราชการ ที่นิยมใช้บริการงานแปลกับเรา มีอะไรบ้าง

หากพูดถึงเอกสารราชการ ก็มีหลายประเภทดังที่ได้กล่าวมาข้างต้น แต่สำหรับเอกสารราชการส่วนใหญ่ที่จำเป็นต้องมีการแปลเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อใช้ยื่นกับหน่วยงานราชการในต่างประเทศ มีดังนี้

1. สูติบัตร

สูติบัตร หรือ ใบเกิด เป็นเอกสารราชการที่มีความสำคัญอย่างมากในหลายสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางราชการและกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็นการย้ายถิ่นฐานระหว่างประเทศ ด้านการศึกษา การท่องเที่ยวต่างประเทศ หรือแม้กระทั่งการทำงานต่างประเทศ สำหรับเอกสารสูติบัตรถือเป็นเอกสารการยืนยันตัวตนของบุคคลนั้น ดังนั้นการแปลใบสูติบัตรเป็นภาษาอังกฤษจะช่วยให้สามารถใช้ยืนยันข้อมูลส่วนบุคคลกับหน่วยงานต่างประเทศได้ง่ายขึ้น(อ่านเพิ่มเติม)

2. ใบรับรองโสด

หากกำลังวางแผนจะแต่งงานกับชาวต่างชาติ มักจะเลือกใช้บริการ รับแปลใบรับรองโสด ใบทะเบียนสมรส ทะเบียนบ้าน โดยเหตุผลหลัก ๆ ในการแปลใบรับรองโสดเป็นภาษาอังกฤษ คือ เพื่อใช้ในการจดทะเบียนสมรสกับชาวต่างชาติ ดังนั้นบริการ รับแปลใบรับรองโสดเป็นภาษาอังกฤษจึงมีความสำคัญอย่างมาก เพื่อใช้ในการยื่นยันสถานะโสดและยื่นยันว่าสามารถแต่งงานกับชาวต่างชาติได้ตามกฎหมาย (อ่านเพิ่มเติม)

3. ใบเปลี่ยนชื่อ

ใบเปลี่ยนชื่อ ใบเปลี่ยนนามสกุล ถือเป็นอีกหนึ่งบริการที่มีความสำคัญ เนื่องจากเมื่อมีการเปลี่ยนชื่อ การพิสูจน์ตัวตนหรือการยืนยันตัวตนให้ตรงกับชื่อเดิมในเอกสารทางราชการ เช่น ใบเกิด พาสปอร์ตหรือใบขับขี่ คือ "ใบเปลี่ยนชื่อ" และหากมีการติดต่อกับหน่วยงานราชการที่ต้องใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ จำเป็นต้องแปลใบเปลี่ยนชื่อเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อให้ชื่อในเอกสารทั้งหมดตรงกัน ดังนั้นบริการ รับแปลใบเปลี่ยนชื่อเป็นภาษาอังกฤษจึงเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องแปล เพื่อยื่นยันตัวตนว่าเป็นบุคคลเดียวกัน (อ่านเพิ่มเติม)

4. ใบมรณบัตร

ใบมรณบัตร เป็นภาษาอังกฤษ จะได้ใช้เมื่อ ชาวต่างชาติมีการเสียชีวิตในประเทศไทย เพื่อเป็นเอกสารยื่นยันการเสียชีวิตและเพื่อให้หน่วยงานราชการต่างประเทศได้ดำเนินการต่อได้อย่างสะดวก และอีกกรณีคือการลางานกลับประเทศที่ให้เหตุผลว่ามางานฌาปนกิจ เมื่อกลับไปที่ทำงานเอกสารที่ต้องเตรียมกลับไปคือ ใบมรณบัตรภาษาอังกฤษ เพื่อยืนยันการเสียชีวิตของบุคคลดังกล่าว นอกจากนี้การแปลใบมรณบัตรเป็นภาษาอังกฤษยังมีความจำเป็นในหลายสถานการณ์อีกด้วย (อ่านเพิ่มเติม)

5. พาสปอร์ต

เอกสารพาสปอร์ต หรือหนังสือเดินทาง ถือเป็นเอกสารที่ใช้บริการ รับแปล พาสปอร์ต เป็นจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นการแปลพาสปอร์ตเป็นภาษาอังกฤษ หรือแปลพาสปอร์ตเป็นไทย หากต้องติดต่อกับหน่วยงานราชการแล้ว เอกสารหลักๆที่ต้องใช้ยื่นคือ พาสปอร์ต หรือหนังสือเดินทางนั้งเอง เพราะพาสปอร์ต หรือหนังสือเดินทางเป็นเอกสารแสดงตัวตน และสัญชาติของผู้ถือเอกสาร ออกโดยรัฐบาลของแต่ละประเทศเพื่อใช้สำหรับเดินทางระหว่างประเทศ (อ่านเพิ่มเติม)

6. ทะเบียนบ้าน

ทะเบียนบ้าน ภาษาอังกฤษมีความสำคัญคือใช้ยืนยันที่อยู่อาศัยและข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับครอบครัว เพื่อใช้ในการยื่นขอวีซ่า การย้ายถิ่นฐานไปยังต่างประเทศที่ใช้ภาษาอังกฤษ หรือการทำธุรกรรมทางการเงิน จะต้องใช้ทะเบียนบ้านภาษาอังกฤษเพื่อตรวจสอบที่อยู่อาศัยของบุคคลนั้น (อ่านเพิ่มเติม)

7. ภงด 91

สำหรับบุคคลที่มีการทำธุรกิจหรือการลงทุนข้ามประเทศอาจต้องใช้บริการ รับแปล ภงด 91 เป็นภาษาอังกฤษเพื่อยืนยันรายได้และการชำระภาษีกับพันธมิตรหรือธนาคารต่างชาติ การแปล ภงด 91 เป็นภาษาอังกฤษจะช่วยให้กระบวนการตรวจสอบหรือการขอวีซ่าและบริการทางการเงินต่าง ๆ เป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น (อ่านเพิ่มเติม)

เอกสารราชการ คืออะไร มีกี่ประเภท ? จากข้อมูลที่ได้กล่าวมาในเบื้องต้น หวังว่าข้อมูลต่าง ๆ นี้จะเป็นความนรู้ให้กับผู้ที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับเอกสารราชการ หรือผู้ที่กำลังมองหาบริการ รับแปลเอกสารราชการ เพราะเอกสารราชการนั้นเป็นเอกสารที่ใกล้ตัวเรา การที่เราได้มีความรู้ในเบื้องต้นเกี่ยวกับเอกสารราชการ จะช่วยให้เรานั้นสามารถใช้เอกสารราชการได้อย่างถูกต้องและเกิดประโยชน์